15 идей для успешного продвижения мероприятий

Никогда ранее на пути продвижения мероприятий не было так много препятствий, которые нужно было бы преодолеть, чтобы привлечь внимание участников и спонсоров и достичь целей — продаж, клиентов.

Наша цель — продемонстрировать стратегии маркетинга для мероприятий, которые работают. Мы обогатили этот список реальными примерами, наглядными материалами, инструментами и многим другим, чтобы вы смогли получить лучшие результаты. Мы предполагаем, что вы уже знакомы с основными концепциями продвижения. Но прежде чем мы начнем, просто вспомним определение:

Что такое event-маркетинг?

Event-маркетинг — это объединение усилий, предпринимаемых для продвижения мероприятия. Эффективное продвижение и реклама создают спрос за счет удовлетворения потребностей клиентов.

Общие задачи event-маркетинга:

1. Чтобы больше людей узнали о вашем продукте, компании;
2. Контент-маркетинг — продажа через контент;
3. Улучшение бренд-платформы вашего бизнеса за счет привлечения внимания СМИ, большого количества людей — работа на узнаваемость;
4. Продажа большего количества билетов / увеличение регистраций.

Создайте интерес и вдохновите на действия

Успешные события не происходят по волшебству. Большинство из них имеют маркетинговую стратегию с целенаправленными действиями и планированием до, во время и после мероприятия. В то время как многие маркетологи полагают, что сарафанное радио и группы в соц. сетях помогут облегчить их заявками и регистрациями на event, эти вещи не происходят в вакууме. Они планируются. Вот как вы можете начать делать это.

Идеи, которые помогут организовать успешный event

Вся хорошая маркетинговая стратегия начинается с определения целей и постановки конкретных задач. В простейшей форме это означает определение причины вашего события. Вы пытаетесь:

• запустить новый продукт;
• создать базу постоянных клиентов или последователей бренда;
• научить людей эффективно использовать ваш продукт;
• удовлетворить потребности в обучении в вашей отрасли;

После того как вы определили цели, стоящие за вашим мероприятием, вы выберете ключевые особенности вашего мероприятия, которые помогут вам сформировать интересное предложения и поймете под каким соусом вы будете рекламировать мероприятие.

Идея 1 — где будет проходить мероприятие

Идеи мероприятия могут быть разными. Вы можете во-первых подумать над форматом, где будет проходить event:

• в конференц-зале;
• open-air на открытом воздухе;
• на природе.

Конечно, если мы проводим какую-нибудь деловую конференцию, то open-air не самый лучший вариант 🙂

Идея 2 —  Задокументируйте стратегию маркетинга

Возможно, вы слышали, что цель без плана или стратегии — это просто желание. Следующим шагом в успешном маркетинге событий является документирование вашей стратегии. А точнее:

• распишите каждую деталь мероприятия в логическую прогрессию в письменной форме;
• соберите команду и список людей с зонами ответственности — убедитесь, что все знают процесс и понимают план действий;
• сделайте декомпозицию затрат на мероприятие — стоимость зала, питание, анонсирование и реклама — чтобы понимать в какую сумму вам обойдется event.

Пример, сметы на затраты:

Идея 3 — Бюджет 

Бюджеты имеют решающее значение для успеха, и хотя есть возможности бесплатной рекламы, все же можно делать платную рекламу в социальных сетях (Facebook, VK, Instagram), или бесплатных площадках и инфо-порталах, и увеличить приток заинтересованных людей. Это все еще требует расходов и для этого вам нужен бюджет.

81% опрошенных организаторов корпоративных мероприятий заявили, что бюджеты являются главным приоритетом в организации, при этом большинство (54%) также считают окупаемость инвестиций приоритетной. Вы должны спрогнозировать ROI своих событий.

Есть еще ряд вопросов по бюджету, на которые нужно обратить внимание:

• Как вы оцениваете, было ли событие успешным?
• Вы измеряете количество заявок, собранных во время мероприятия?
• Сколько было регистраций?
• Сколько пришло?
• Сколько купило с мероприятия ваш продукт?
• Проверяете ли вы увеличение посещаемости сайта или продажи сразу после события?
• Есть ли корреляция данных у вас?

Идея 4 — Используйте данные.

Если это событие проходило раньше, взгляните на прошлые маркетинговые данные, посещаемость, конверсию сайта и другие важные цифры. Это помогает в постановке целей и пониманию возможного бюджета. 

Идея 5 — Фокусируйтесь на деталях.

Например, бывают случаи, когда на столе регистрации поставили некомпетентного человека и он не смог нормально встречать людей и отмечать всех в excel-таблице, чтобы после мероприятия вы могли подвести данные.

Идея 6 — Сделайте продающий сайт

Вам нужна посадочная страница, где люди будут регистрироваться на мероприятие. Обычно такие страницы называются лендинг пейдж — там полностью расписано, что за мероприятие и следующие моменты:

• пригласительное видео;
• программа eventа;
• кто спикер, кто выступает;
• стоимость;
• отзывы с прошлых мероприятий;
• бонусы;
• платно/бесплатно;
• где и когда будет проходить;

Пример страницы мероприятия: Digital Marketing Weekend

Идея 7 — Выберите каналы маркетинга.

Используйте разные источники трафика. Самые популярные при продвижении мероприятия:

• Рассылки по базам партнеров;
• Поиск партнеров мероприятия — кто может разместить на своем сайте информацию о вашем событии;
• Размещение на сайтах-агрегаторах мероприятий, онлайн-афишах, инфо-порталах;
• Используйте платную рекламу Facebook/VK/Instagram;
• Контекстная реклама в Яндекс. Директ и Google AdWords (лучше форматы РСЯ, видеорекламу, и КМС);
• Рассылки по своей базе (e-mail, SMS-рассылки);
• Холодный обзвон (только не нужно звонить тем, кто вообще ну никак не подходит под вашу целевую аудиторию).

Идея 8 — Спикеры мероприятия

Чем больше спикеров будет на мероприятии, тем больше придет людей. Чем больше разных тем — тем больше охват. Когда вы размещаете информацию о спикерах на сайте — опишите их регалии и достижения, опыт и экспертность в той теме, которую он будет освещать.

Пример:

Идея 9 — Используйте анкеты слушателя, чтобы понять аудиторию

Еще один способ познакомиться с участниками мероприятия — спросить их, как им ивент, что понравилось, а что нет с помощью опросов. Вы можете использовать опросы, чтобы ответить на такие вопросы, как:

• Какой спикер больше понравился?
• Посещали ли вы подобные мероприятия ранее?
• Что для вас было нового и полезного на ивенте?
• Что понравилось и не понравилось на мероприятии?
• Порекомендуете своим знакомым прийти на такой ивент?

Идея 10 — Привлеките спонсоров

Вы можете использовать маркетинг для привлечения спонсоров на мероприятие. Это еще один ключевой нюанс при организации мероприятия. Ваши спонсоры захотят узнать, что они получат, помогая вам. Чтобы вовлечь потенциальных партнеров к ивенту:

• Предоставьте информацию о тех, кто будет. Опишите им портрет аудитории и объясните почему выгодно партнеру помочь вам в продвижении;
• Создайте спонсорское предложение — взаимореклама, взаимопиар, бесплатное выступление спикера партнера, размещения своих баннеров и продуктов на сцене или у входа в зал;
• Убедитесь, что вы общаетесь с лицом, принимающим решение, так как именно он видит выгоду в работе с вами.

Идея 11 — продумайте тайминг выступления

Подготовьтесь к выступлению — спланируйте регламент выступления всех спикеров. До мероприятия согласуйте общий план — тайминг, сколько каждый спикер будет выступать, чтобы спикеры не заговаривались и не выбивались из общего плана выступлений. Для этого должен быть человек, который в зале будет подавать знаки с табличками, сколько минут осталось до конца выступления — 10, 5, 3, 1, 0.

Идея 12 — Видеозапись

Всегда записывайте ивент — ведь следующее мероприятие вы можете продавать и давать бонус — запись с прошлого мероприятия. Для этого вам понадобится:

• хорошая 4k Full HD камера
• айфон SE и выше
• петличный микрофон
• человек, который будет управлять съемкой

Пример съемки мероприятия:

Как вариант вы можете делать прямую трансляцию вашего ивента — это позволит привлечь больше аудитории и тех, кто не смог прийти, а уехал за город. Прямая трансляция стала мейнстримом, и у каждого, наконец, появилась возможность использовать эту технологию. Прямая трансляция идеально подходит для того, чтобы запечатлеть моменты и может быть использована для закулисного ознакомления с мероприятиями, предшествующими конференциями, быстрыми интервью, демонстрациями в режиме реального времени и экстренными новостями.

Вот некоторые из платформ, доступных для Live-трансляций:

• Facebook Live — вещание на Facebook Live означает, что все те, кто привык видеть ваши посты, с большей вероятностью увидят и трансляцию
• Instagram Live — Facebook находится в некоторой конкуренции с самим собой, так как он выпустил свое последнее обновление Instagram, которое включало в себя сервис прямой трансляции.
• VK Live
• Google Hangouts — YouTube уже много лет занимается профессиональным потоковым вещанием. Теперь потоковое вещание доступно для всех. Живые видео YouTube могут быть размещены на сайтах, которые позволяют встраивать iframe трансляцию ютуба, и будут иметь гораздо более глубокую архивную ценность из-за оптимизированной возможности органического трафика из YouTube

Идея 13 — Фотографии

Люди любят фоткаться на различных ивентах и вам нужно заказать услуги фотографа для того, чтобы сделать классный фото-отчет о мероприятии. Это поможет вам в дальнейшем упаковывать ваш сайт мероприятия с НАСТОЯЩИМИ фото, а не брать их с фото-стока. Если у вас есть фото с ивента, то можно потом упаковать заглавную страницу вашего сайта с демонстрацией, как это было прошлый раз. Вот пример:

Идея 14 — Напоминание о событии

Рассылки — одни из самых популярных методов напоминания о событии. Есть 4 способа напомнить о событии:

• SMS-рассылка
• E-mail рассылка
• Рассылка в мессенджерах (Facebook, Viber, Telegram, VK)
• Инфозвонок

Идея 15 — Печатная продукция

Прежде чем тратить большую сумму на печатные листовки, поймите, понравятся ли они аудитории. В зависимости от вашего бюджета, вы можете создать свой собственный дизайн с помощью одного из простых в использовании приложений (Crello или Canva), купить его у дизайнера или заказать на фрилансе. Что бы вы ни решили, ваш флаер должен соответствовать смыслу вашего мероприятия и привлечь вашего идеального клиента.

Вот некоторые указатели, которые нужно иметь в виду.

• Составьте четкий призыв к действию, что человек должен сделать после прочтения оффера — позвонить, оставить заявку на сайте?
• Используйте цветовую палитру, на которую приятно смотреть.
• Включите информацию о ваших социальных сетях или QR-код перехода на предложение.

В заключение

Существуют мероприятия и стратегии, которые следует выполнять до, во время и после мероприятия. Для достижения лучших результатов важны все 3 этапа, поскольку они помогают вам улучшить результат в продажах. Также имейте в виду, что ваша маркетинговая стратегия взаимосвязана.

Например, хорошее выступление повышает вероятность того, что ваша аудитория будет с вами работать, посещать ваше мероприятие и создавать контент (фоткаться, делать видео-отзывы), который вы сможете использовать для улучшения своего сарафанного радио.